Quản lý hợp đồng điện tử e-Contract
Quản lý hợp đồng điện tử e-Contract là giải pháp quản lý – ký số tài liệu, hợp đồng, văn bản được tự động hóa quy trình ký trên môi trường điện tử với đầy đủ tính pháp lý dành cho doanh nghiệp với doanh nghiệp/đối tác/cá nhân.
Hợp đồng điện tử E-contract là một loại hợp đồng được tạo và ký kết dưới dạng hợp đồng điện tử mà không cần sử dụng tới giấy tờ hay văn bản giấy.
Ví dụ như soạn một hợp đồng trên máy tính để gửi tới đối tác kinh doanh, đối tác sau đó sẽ email lại kèm chữ ký điện tử thể hiện đồng ý thỏa thuận. Hoặc hợp đồng điện tử cũng xuất hiện dưới dạng đính kèm khi người dùng tải một phần mềm: người dùng nhấp vào nút ‘Tôi đồng ý’ trong mục liệt kê các điều khoản, giấy phép phần mềm trước khi hoàn tất giao dịch.
Ngoài ra, việc mua hàng trực tuyến cũng là một dạng hợp đồng điện tử. Tuy không có mục ký kết, nhưng người mua hàng đồng ý trả cho người bán một số tiền nhất định để đổi lấy một sản phẩm.
E-Contract có nhiều tính năng và tiện ích đáp ứng nhu cầu vận hành không gián đoạn của doanh nghiệp như:
- Cập nhật tài liệu
- Cho phép tạo mới hoặc tự tải lên (upload) các chứng từ như hợp đồng dịch vụ, hợp đồng lao động, hợp đồng thuê khoán, hợp đồng bảo hiểm, đơn hàng, biên bản nghiệm thu…
- Ký duyệt tài liệu
- Thực hiện xem xét/ký duyệt tài liệu theo quy trình đã được khai báo.
- Cho phép xét duyệt nhiều cấp cho cả bên mua và bên bán.
- Sẵn sàng kết nối với các loại chữ ký số (USB Token, HSM), Token qua email, OTP qua SMS, iOTP… để thực hiện ký điện tử.
- Hủy/Đóng tài liệu
- Cho phép đính kèm các văn bản/thông tin phục vụ cho việc hủy/đóng tài liệu.
- Các báo cáo phục vụ cho nhu cầu quản lý tài liệu
- Báo cáo tình trạng tài liệu: Xem tổng thể danh sách tài liệu có trên hệ thống ở tất cả các trạng thái (Nháp, Chờ ký duyệt, Đang thực hiện, Hoàn thành, Hủy, Đóng, Chuyển trả, Từ chối).
- Danh sách các tài liệu chưa gửi email: Kiểm tra các tài liệu gửi email không thành công cho người xem xét/ký duyệt để thực hiện gửi lại.
- Danh sách tài liệu: Các tài liệu ở trạng trái Hoàn thành (bao gồm Hủy).
- Tra cứu tài liệu: Tra cứu tài liệu bên ngoài doanh nghiệp.
- Báo cáo chi tiết xem xét/ ký duyệt tài liệu: Hỗ trợ xem chi tiết các phát sinh thuộc về tài liệu như thời gian xử lý của từng lượt xem xét/ ký duyệt, các ghi chú phê duyệt/ từ chối và các nhật ký nâng cao khác.
- Các tiện ích nổi bật
- Màn hình tổng quan: Cho phép tạo nhanh tài liệu và cung cấp các báo cáo tài liệu đang chờ xử lý, tài liệu đăng ký sử dụng, biểu đồ trực quan về số lượng tài liệu theo kỳ…
- Thiết kế vùng ký của chữ ký số trên tài liệu theo tọa độ (X,Y).
- Cho phép xem xét/ký duyệt nhanh thông qua mã bảo mật mà không cần đăng nhập vào hệ thống phần mềm, không cần cài đặt ứng dụng ký.
- Người dùng có thể tùy chọn ký chữ ký số hoặc ký chữ ký số kèm hình ảnh.
- Gửi thông báo yêu cầu/xem xét ký duyệt/trạng thái của tài liệu qua email.
